A gestão de processos é um conjunto de práticas que busca aperfeiçoar os processos organizacionais, ajudando a empresa a atingir seus objetivos com sucesso.

Afinal, ter processos claros, bem definidos  e alinhados aos objetivos estratégicos da empresa é a chave para aproveitar ao máximo os recursos da organização.

Assim, também é possível aumentar o desempenho do negócio e promover a melhoria contínua dos processos.

Quer saber mais sobre gestão de processos, seus benefícios e como implantar na sua organização?

 

O que é gestão de processos?

A gestão de processos é uma abordagem organizacional que busca aprimorar produtos, serviços e fluxos de trabalho de maneira contínua.

Por meio da análise, organização e monitoramento dos processos, os líderes conseguem elevar o desempenho e obter melhores resultados.

É importante destacar que a gestão de processos não é uma metodologia em si, mas sim uma disciplina gerencial que faz parte do framework de gestão de processos, conhecido como BPM.

Benefícios da gestão de processos

A gestão de processos oferece uma série de benefícios significativos para as organizações. Ao adotar práticas eficazes de gestão de processos, as empresas podem:

1. Redução de custos e tempo: Otimizar os processos permite à empresa aproveitar melhor seus recursos.
2. Melhora na produtividade e qualidade: Fortalecer os processos resulta no aumento da produtividade e qualidade dos produtos, serviços e atividades da organização.
3. Melhora na entrega ao cliente: Processos bem gerenciados garantem que os produtos ou serviços sejam entregues de forma eficiente e com qualidade.
4. Aumento da competitividade: Empresas que adotam a gestão de processos têm uma vantagem competitiva no mercado.

Além disso, a gestão de processos proporciona mais conhecimento do negócio, busca pela melhoria contínua, visão analítica e macro do negócio, mensuração dos resultados, sinergia entre equipes e redução de custos operacionais.

O que é BPM?

O Business Process Management (BPM) é um conjunto de práticas administrativas que visa aprimorar o desempenho dos processos organizacionais.

Não se trata de uma metodologia, mas sim uma disciplina gerencial que busca atender às expectativas dos clientes e assim, alcançar objetivos estratégicos.

Muitas empresas adotam o sistema BPMS, uma vertente tecnológica do BPM, para transformar e automatizar os processos de ponta a ponta. Isso resulta em:

• Agilidade;
• Eficiência;
• Aceleração dos resultados.

A relação entre BPM e gestão de processos é clara: o BPM é uma abordagem que ajuda a impulsionar a gestão de processos dentro das organizações.

Agora que você compreende o que é BPM, é importante entender a importância da gestão de processos.

Qual a importância da gestão de processos?

A gestão de processos traz mais clareza para o trabalho, pois analisa-se toda a operação de ponta a ponta. Assim, ela é importante para que a empresa tenha processos claros e definidos, melhorando seu desempenho.

 

6 práticas da gestão de processos

A gestão de processos é dividida em 6 práticas fundamentais para a sua execução. Conheça cada uma delas:

1. Arquitetura de processos

A arquitetura de processos é uma prática utilizada para obter uma visão sistêmica dos processos do negócio. Nessa prática, se analisa o encadeamento de processos e como isso contribui para o alcance dos objetivos estratégicos.

Desse modo, é possível:

• • Alinhar os processos da organização à estratégia;
  • Otimizar rotinas de trabalho;
  • Otimizar o tempo;
  • Identificar possíveis problemas nos processos;
  • Identificar processos que podem ser automatizados.

 

2. Mapeamento de processos

O mapeamento de processos consiste na identificação da sequência lógica das atividades e elementos operacionais de um processo.

Essa prática permite a localização de lacunas na operação que podem estar impactando a produtividade.

Além disso, o mapeamento de processos visa esclarecer o objetivo do processo, os responsáveis envolvidos e os recursos necessários para a sua execução.

Existem várias técnicas que podem ser utilizadas no mapeamento de processos, entre elas encontram-se:

• Entrevistas;
• Questionários;
• Análise documental;
• Coleta de evidências.

O conjunto de técnicas mais adequado pode variar dependendo do tipo do processo, da cultura da organização e do tempo disponível para o projeto.

 

3. Padronização de processos

A padronização de processos é utilizada para desenvolver um padrão de trabalho a ser seguido por todos os colaboradores.

Essa padronização garante que o trabalho será executado da melhor forma, uniformizando os resultados. Assim, é possível desenvolver produtos e serviços de alta qualidade, reduzindo o tempo de entrega.

 

4. Modelagem de processos

A modelagem de processos é a representação dos processos de negócio de uma organização, com o objetivo de transformar, documentar ou automatizar os processos.

Essa prática possibilita a diagramação lógica das atividades, mostrando de forma simples como o trabalho é ou deve ser feito em uma organização. Além disso, possui outros benefícios como:

• Promove uma visão compartilhada do processo;
• Melhora a comunicação entre as pessoas;
• Auxilia no desenvolvimento e treinamento dos colaboradores.

 

5. Transformação de processos

Transformar processos é a realizar mudanças a fim de melhorar o desempenho do negócio. O objetivo dessa prática é agregar mais valor ao cliente e a organização.

Existem vários níveis de transformação de processos, que variam conforme a intensidade das mudanças que serão realizadas, entre eles encontram-se:

• Melhoria de processos: pequenos ajustes graduais para melhorar o desempenho nas operações;
• Redesenho de processos: as melhorias são feitas com base nos projetos já existentes e é proposta uma visão integral das atividades;
• Reengenharia de processos: transformação radical de processos, em que o processo é mapeado a partir do zero;
• Mudança de paradigma: serve para posicionar o negócio como a única opção do mercado, alterando o core business.

 

6. Controle de processos

O controle de processos tem como objetivo analisar e gerenciar os processos da organização, acompanhando a performance por meio de indicadores operacionais.

Caso os indicadores não estejam dentro das metas estipuladas, novas transformações nos processos devem ser iniciadas, buscando adequá-los aos objetivos desejados.

Alguns benefícios do controle de processos são:

• Esclarece responsabilidades e papéis;
• Padroniza atividades e resultados;
• Possibilita maior agilidade;
• Melhora os resultados.