O método Kaizen é uma filosofia japonesa que se concentra na melhoria contínua de processos, produtos e serviços.

Aqui no Writeflow, utilizamos, além do Leen Manufacturing, Six Sigma, BPM, ciclo PDCA, e muitas outras metodologias de aumento de performance, utilizamos conceitos do Kaizen para pensar o produto como um todo.

Originado no Japão pós-Segunda Guerra Mundial, o Kaizen tem sido uma pedra angular para muitas empresas que buscam excelência operacional e competitividade no mercado global.

 

História do Método Kaizen

O termo “Kaizen” é derivado de duas palavras japonesas: “Kai” (mudança) e “Zen” (melhoria). 

A filosofia Kaizen foi popularizada por Masaaki Imai, que introduziu o conceito ao mundo ocidental através de seu livro “Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success” em 1861.

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Inicialmente adotado por empresas japonesas como a Toyota, o Kaizen se tornou um pilar fundamental do sistema de produção enxuta (Lean Manufacturing).

 

O que é o Método Kaizen?

O Método Kaizen é mais que uma metodologia de trabalho. É uma filosofia de melhoria. A ideia é que sempre há possibilidade de melhorar algo, como uma tarefa ou modo de fazer.

De maneira geral, o método busca evolução constante para os processos, de forma a garantir padrões de qualidade e avaliação de resultados. Assim, o Kaizen tem pilares nos chamados 5 S:

• SeirI: classificar um processo como útil ou inútil;
• Seiton: decidir o que fazer com o inútil e priorizar os processos úteis;
• Seiso: garantir a ordem e a limpeza;
• Seiketsu: cuidar da higiene;
• Sheitzuke: promover a disciplina e o autocontrole.

 

Princípios Fundamentais do Kaizen

As empresas se beneficiam com o método Kaizen porque ele tem princípios importantes para os negócios.

1. Melhoria Contínua: A essência do Kaizen é a busca incessante por melhorias, independentemente de quão pequenas elas possam parecer.
2. Envolvimento de Todos: Desde a alta administração até os trabalhadores da linha de frente, todos são incentivados a contribuir com ideias e sugestões.
3. Abordagem Baseada em Dados: Decisões são tomadas com base em dados e análises rigorosas.
4. Eliminação de Desperdícios: Identificar e eliminar atividades que não agregam valor é crucial.
5. Padronização: Processos bem-sucedidos são documentados e padronizados para garantir consistência e eficiência.

 

Como Aplicar o Método Kaizen

O Kaizen pode ser aplicado em sete etapas principais, que podem variar de um negócio para outro. Mas, de maneira geral, o sistema se baseia no ciclo PDCA – Planejar, Fazer, verificar e agir.

1. Identificação de Problemas: Comece identificando áreas que necessitam de melhorias. Isso pode ser feito através de análises de desempenho, feedback dos funcionários ou auditorias de processos.
2. Planejamento (Plan): Desenvolva um plano detalhado para abordar os problemas identificados. Defina metas claras e mensuráveis.
3. Execução (Do): Implemente as mudanças planejadas em pequena escala para testar sua eficácia.
4. Verificação (Check): Avalie os resultados das mudanças implementadas. Use dados para determinar se as melhorias foram eficazes.
5. Ação (Act): Se as mudanças forem bem-sucedidas, implemente-as em larga escala e padronize o processo. Caso contrário, ajuste o plano e repita o ciclo.

 

Exemplos Práticos de Kaizen

1. Manufatura: Na Toyota, o Kaizen é aplicado para melhorar continuamente a linha de produção. 
2. Serviços de Saúde: Hospitais têm adotado o Kaizen para melhorar a eficiência e a qualidade do atendimento aos pacientes. 
3. Escritórios: Empresas de tecnologia utilizam o Kaizen para otimizar processos administrativos, como a gestão de projetos e a comunicação interna, resultando em maior eficiência e satisfação dos funcionários.

 

Como o Writeflow pode ajudar nessa jornada

Aumento de produtividade, redução de custos, melhoria da qualidade e aumento do engajamento são pilares fundamentais para nós.

Quando mapeamos um processo dentro do Writeflow, sem a necessidade de códigos ou instruções complexas, aumentamos a produtividade quase que automaticamente.

A melhoria acontece não só na primeira versão do fluxo do processo, ele pode ser melhorado constantemente, incrementando versões que inclusive podem ser retrocedidas, isso diminui os custos de implantação, pois as mudança e melhorias podem ser feitas rapidamente.

Dentro do fluxo incluímos responsabilidades para os grupos responsáveis pelas atividades dentro do fluxo do processo com notificações personalizadas e controles de SLAs, aumentando o engajamento de todo time em busca do aumento da performance e consequentemente, diminuição dos custos.  

Conclusão

O método Kaizen é mais do que uma simples ferramenta de gestão; é uma filosofia que promove a melhoria contínua em todos os aspectos. Ao adotar o Kaizen dentro do Writeflow as empresas podem não apenas melhorar seus processos e produtos, mas também criar uma cultura de inovação e excelência baseada em indicadores, notificando os envolvidos e agindo como ferramenta para mitigar erros e apontar gargalos.