A gestão baseada em processos (ou gestão por processos) é uma abordagem que visa melhorar a eficiência e a eficácia de uma organização ao focar em como suas atividades são realizadas, garantindo que elas estejam alinhadas aos seus objetivos estratégicos. Ao adotar essa abordagem, as empresas conseguem organizar, documentar, medir e monitorar seus processos de forma contínua, buscando melhorias e garantindo consistência.

O que é gestão baseada em processos?

A gestão por processos envolve o mapeamento, análise, padronização e melhoria de processos que atravessam diferentes departamentos de uma empresa. Cada processo de negócio pode ser definido como um conjunto de atividades interligadas que, ao final, gera um produto ou serviço. A gestão baseada em processos foca justamente em garantir que esses processos sejam otimizados e eficientes, aumentando o valor entregue ao cliente e melhorando o desempenho organizacional.

Exemplo de processo de negócio:

Pense em um processo de vendas online. Ele começa quando o cliente faz um pedido no site e passa pelas etapas de confirmação do pedido, envio da fatura, processamento do pagamento, preparação e envio do produto, até que o cliente receba a encomenda. Cada uma dessas etapas pode envolver departamentos diferentes, como vendas, financeiro e logística, mas todas precisam funcionar de maneira integrada para garantir que o cliente receba o produto corretamente e no prazo.

Diferença entre visão funcional e visão por processos

A visão funcional tradicional das empresas divide a organização em departamentos isolados, como vendas, marketing, produção, entre outros, com cada um focado em seus próprios objetivos. Essa abordagem, apesar de comum, pode criar silos organizacionais, onde cada departamento trabalha de forma isolada, dificultando a comunicação, a colaboração e a visão geral da eficiência dos processos.

Por outro lado, a visão por processos integra as atividades desses departamentos, permitindo que eles trabalhem de forma colaborativa em busca de resultados comuns. Essa abordagem otimiza fluxos de trabalho que atravessam diversos setores da empresa, garantindo que o foco esteja no desempenho geral dos processos, e não apenas nas metas específicas de cada departamento.

Exemplos de resultados positivos:

• Siemens: Ao adotar uma abordagem de gestão por processos em sua divisão de manufatura, a Siemens conseguiu reduzir o tempo de ciclo de produção em 20% e aumentou a capacidade de resposta às demandas do mercado. Além disso, a melhoria dos processos colaborativos entre os departamentos reduziu em 15% os custos operacionais.
• Coca-Cola: Após a adoção da gestão por processos, a Coca-Cola integrou suas operações globais, alinhando departamentos e filiais em mais de 200 países. Isso resultou em um aumento de 30% na eficiência operacional e maior consistência na produção e distribuição, eliminando silos entre suas divisões de marketing, vendas e logística.
• Toyota: Com a implementação do famoso sistema Toyota de Produção (baseado em processos), a empresa conseguiu reduzir drasticamente desperdícios e melhorar a eficiência. Isso resultou em uma redução de 50% no tempo de fabricação e em produtos de maior qualidade, além de fortalecer a integração entre os departamentos de engenharia e produção.

Esses casos ilustram como a transição da visão funcional tradicional para a gestão por processos trouxe resultados significativos, como a melhoria na eficiência, redução de custos e aumento da produtividade, além de melhor comunicação e colaboração entre departamentos.

Fases da implementação da gestão baseada em processos

Para implementar a gestão baseada em processos, é necessário seguir uma série de passos, conforme sugerido pelo BPM CBOK (Guia de Gerenciamento de Processos de Negócio). Essas fases incluem:

1.     Alinhar estratégia e metas: Os processos devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa. É fundamental identificar os fatores que impedem a organização de atingir suas metas e ajustar os processos para superá-los.

2.     Arquitetar as mudanças: Essa fase envolve mapear os processos atuais (conhecidos como "as is") e projetar como eles devem ser no futuro (chamados de "to be"). Aqui, se analisam os gaps e se definem as mudanças necessárias para melhorar o desempenho dos processos.

3.     Desenvolver as iniciativas: Após identificar as melhorias, é necessário criar planos de ação detalhados, que podem incluir treinamento de colaboradores, adoção de novas tecnologias e mudanças organizacionais.

4.     Implementar as mudanças: Nesta fase, as melhorias planejadas são colocadas em prática. O uso de tecnologias como sistemas de gerenciamento de processos de negócios (BPMS) facilita a execução e o controle das mudanças.

5.     Medir o sucesso: Por fim, é crucial monitorar o desempenho dos processos após as mudanças. Isso garante que as melhorias estão trazendo os resultados esperados e permite ajustes contínuos, promovendo uma cultura de melhoria contínua.

Contar com plataformas especializadas, pode ser um grande diferencial. O Writeflow, por exemplo, oferece suporte em todas as etapas, desde o mapeamento até o monitoramento dos processos, ajudando a otimizar a implementação da gestão por processos de forma mais simples, eficiente e integrada.

Benefícios da gestão baseada em processos

A adoção da gestão baseada em processos traz diversos benefícios, como:

• Melhoria na comunicação e integração: Ao focar em processos que atravessam diferentes departamentos, a colaboração entre equipes é fortalecida.
• Maior eficiência e produtividade: Processos bem definidos e otimizados garantem que as atividades sejam realizadas de maneira mais eficiente, eliminando desperdícios de tempo e recursos.
• Flexibilidade e adaptabilidade: A empresa consegue responder rapidamente às mudanças do mercado, já que os processos são constantemente monitorados e ajustados.
• Aumento da satisfação do cliente: Com processos eficientes e bem controlados, a empresa consegue oferecer produtos e serviços de melhor qualidade e no prazo, aumentando a satisfação dos clientes.
• Redução de custos operacionais: Ao eliminar gargalos e otimizar atividades, a gestão por processos pode reduzir custos operacionais significativamente. Segundo estudos, empresas que adotam essa abordagem podem reduzir seus custos entre 10% e 20%, dependendo do setor e do nível de implementação da melhoria de processos.

 

Gestão baseada em processos na prática

Imagine uma empresa que deseja melhorar seu processo de atendimento ao cliente. Com a gestão baseada em processos, ela pode mapear todo o fluxo de atividades, desde o primeiro contato com o cliente até a resolução do problema, identificando gargalos, como demora no atendimento ou falhas na comunicação. Com base nisso, a empresa pode propor mudanças, como automatizar certas etapas do processo ou melhorar a integração entre as equipes de atendimento e suporte técnico.

Assim como um relógio precisa que todas as engrenagens funcionem perfeitamente para marcar o tempo de forma correta, a gestão por processos garante que todas as áreas da empresa estejam integradas, funcionando de maneira coordenada para atingir seus objetivos.

Conclusão

A gestão baseada em processos é uma abordagem que ajuda as empresas a manterem a eficiência e a competitividade em um mercado em constante mudança. Ao focar na otimização de processos multifuncionais e no alinhamento com as estratégias da empresa, é possível alcançar melhores resultados, garantindo agilidade, eficiência e valor para o cliente.

Adotar essa prática é fundamental para empresas que buscam melhorar seus fluxos de trabalho e se destacar em seu mercado.

 Até a próxima.